Um sistema, basicamente, se compõe de uma cadeia de setores que, trabalhando em conjunto, tendem a cumprir uma meta suportada por objetivos comuns (institucionais), em menor tempo possível e com custos baixos, isto é, com eficiência e eficácia. A divisão por setores é a forma convencional mais frequente adotada pela maioria das organizações (CIUPKA; JACCOUD; FONTES, 2011). Trata-se da divisão em setores, cada um contando com determinado número de equipamentos, máquinas e funcionários responsáveis por produtos semi-acabados ou acabados, prontos para serem utilizado. Da mesma forma, cada empresa possui um sistema operacional próprio e, para isso, veicula informações definidas de comportamentos no ambiente laboral, de produção e quantidade de produtos em determinado tempo.
Os gerentes de produção, responsáveis cada qual por um setor, podem imaginar que, se um equipamento ou um setor operacional não funcionar a contento, isto não seja impactante nem interfira no todo como um processo global – o que é, obviamente, ilusório. Em uma empresa, os setores formam uma corrente de produção, cujo elo mais fraco ou setor mais lento tende a responder pela incapacidade de se atingir o máximo de produtividade. Trata-se, neste ponto, de um gargalo na produção global da empresa.
O gargalo na produção corresponde, pois, ao setor cuja produtividade destoa dos demais setores e impede uma produção mais elevada e desejada; por isso, necessita receber atenção especial ou prioridade máxima por parte da gerência do setor em relação a seus subordinados (SANTOS, 2018). Deve-se otimizar o setor, superar o gargalo para que a produção seja fomentada e disponibilize um rendimento melhor para a empresa toda. Não importa se outros setores tenham um desempenho melhor e sejam capazes de produzir números altíssimos de unidades ou serviços, se o gargalo é incapaz de corresponder a esse número de unidades.
É necessária uma abordagem realista, racional sobre todo o conjunto de setores, o sistema, e identificar o gargalo existente: o tempo perdido no gargalo é tempo perdido em todo o sistema de produção, o que representa a importância a ser dada ao gargalo (SANTOS, 2018). Na abordagem pontual do problema, devem estar envolvidas as pessoas, os gerentes de vendas, estrategistas e os gerentes de finanças, com vistas a analisar a redução de custos globais, ou seja, o “trabalho baseado no gargalo da produção pode gerar maior rendimento, levando a diminuição de custos, maior padronização e possibilidade de fabricação na capacidade exata possível” (CIUPKA; JACCOUD; FONTES, 2011, p. 2).
As causas de um gargalo vão de fatores operacionais (problemas com máquinas e tecnologias), fatores humanos (mão de obra pouco especializada ou muito especializada, com subestima do funcionário), até fatores externos (regulamentações, capacidade de fornecimento de matérias-primas, normas ambientais e do produto) e instalações físicas do ambiente de trabalho que tendem a produzir desperdícios e ampliação de custos, particularmente quando se trata de pequenas empresas que ainda utilizam métodos primitivos e não dispõem da correta atenção a esse problema (FERREIRA, 2015).
Os “gargalos são restrições dentro do sistema e, em muitos casos, tornam-se uma das causas de muitas empresas não conseguirem permanecer saudáveis. Identificar os gargalos e saber como melhorar a qualidade de sua produção é primordial para o sucesso da empresa” (FERREIRA, 2015. p. 2). Em decorrência, surgem problemas de execução da tarefa pelo colaborador que acaba, muitas vezes, por ultrapassar o trabalho prescrito (normatizado por regras), como forma de enfrentamento dos gargalos que ocorrem no trabalho, cujos procedimentos e normas são incapazes de resolver; assim, o trabalhador, por sua inventividade, cria uma forma peculiar de solucioná-los, isto é, ele irá construir, de forma singular, o “jeito de fazer” sua tarefa (VIEIRA; BARROS; LIMA, 2007; SILVA; SERIGNE; NICOLAU, 2015).
Entre os possíveis gargalos de uma empresa está a comunicação interna, com falhas no intercâmbio dos setores. Sabe-se que a saúde de um negócio se associa a um ambiente integrado em que as informações fluam de maneira adequada dentro de um setor ou entre os diversos setores da organização – o que nem sempre é a realidade das empresas.
A falha no processo de comunicação e a falta de abertura ao diálogo influenciam na integração e na satisfação dos colaboradores em relação às suas atividades e à empresa, provoca um baixo desempenho e reduz a produtividade. Uma organização com força produtiva deficiente costumeiramente não consegue ter competitividade nem se manter no mercado. Um dos fatores que interferem na efetividade da organização está relacionado à comunicação, vinculada aos objetivos da empresa e sua capacidade de produção, e uma falha de comunicação pode impactar seu funcionamento e desempenho (NOGUEIRA; CODATO, 2019).
Dentre os problemas de comunicação se encontram: informações falsas (distorcidas, imprecisas, especulativas) ou descentralizadas (ausência de um responsável e falta de direcionamento da informação), ausência de diálogo entre os setores (atuam de modo fechado e competitivo entre si, falta de transparência e colaboração), linguagem inadequada (não falar a mesma língua) e ausência de uma liderança forte (propensa ao diálogo, esclarecimentos pontuais do setor, transmissão de valores do negócio, fomento à motivação no trabalho de equipe) (SANTOS, 2018).
A comunicação constitui-se um processo inerente à vida em sociedade e um fator vital para o sucesso no espaço corporativo. Para uma organização, é extremamente importante dirimir os problemas de comunicação interna (SANTOS, 2018). A comunicação motiva os colaboradores, melhora o clima organizacional, delega tarefas inerentes aos departamentos, mantém um fluxo saudável de informações, melhora a imagem do negócio entre os próprios colaboradores e evita desperdícios (equipamentos, mão de obra, tempo de produção). Um de seus objetivos é a intensificação do engajamento das equipes, que tende a reduzir o turnover (rotatividade, geradora de custos) e perda de produtividade (MARQUES, 2015). A comunicação interna destina-se a transferir informações aos colaboradores da organização e, de acordo com Lima et al. (2012), é direcionada ao público interno, devendo-se determinar os meios de como fazer chegar as mensagens às pessoas que atuam na empresa, de forma a se ter um processo efetivo de comunicação interna.
A ausência dos processos de comunicação interna eleva os gastos da empresa pelas constantes perdas de processos, rotatividade, informações perdidas entre os setores, falta de integração entre os processos, ausência de fluxos internos de mensagens, informações descentralizadas etc. – gargalos que geram retrabalhos, atrasos nos prazos, baixo desempenho da organização, perda de clientes e outras consequências que afetam o negócio, de forma direta e negativa.
REFERÊNCIAS
CIUPKA, P. H.; JACCOUD, C. F. T.; FONTES, T. F. C. A interferência dos gargalos de produção, suas causas, consequências e métodos para reduzir seus efeitos. In: I Congresso Brasileiro de Engenharia de Produção, de 1º a 2 de dezembro de 2011, Ponta Grossa. Anais... Ponta Grossa, PR, 2011. 10 p.
FERREIRA, C. P. Diagnóstico dos gargalos de um sistema produtivo da empresa B no segmento de acrílico: estudo de caso. In: XII SEGeT Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, de 28 a 30 de outubro de 2015. Anais... Resende, RJ, AEDB, 2015. 12 p.
LIMA, S. R. A.; MOREIRA, J. W. S.; FONTENELE, M. G.; CRUZ, M. A. P. A influência da comunicação interna na produtividade. Revista Inova Ação, Teresina, v. 1, n. 2, p. 18-29, jul./dez. 2012.
MARQUES, F. Gestão de Pessoas: fundamentos e tendências. Brasília: DDG/ENAP, 2015. 105 p.
NOGUEIRA, G. F.; CODATO, J. M. A influência da comunicação na produtividade das organizações. Rev. Ciênc. Empres. UNIPAR, Umuarama, v. 20, n. 1, p. 63-81, jan./jun. 2019.
SANTOS, R. O. A importância da comunicação no processo de liderança. Rev. Adm. Saúde, v. 18, n. 72, jul./set. 2018.
SILVA, P. F.; SERIGNE A. C.; NICOLAU, I. C. Administração da produção nas organizações: uma breve revisão teórica. In: Congresso de Pesquisa, Ensino e Extensão da Regional Catalão, Universidade Federal de Goiás. Anais... Goiás, I CONPEEX, 2015. p. 305-417.
VIEIRA, C. E. C.; BARROS, V. A.; LIMA, F. P. A. Uma abordagem da Psicologia do Trabalho, na presença do trabalho. Psicologia em Revista, Belo Horizonte, v. 13, n. 1, p. 155-168, jun. 2007.
